Project Management Office

Czym jest Project Management Office?

Project Management Office to dział w firmie, który zajmuje suę wspieraniem zespołów projektowych i zapobieganiem ryzyka, że dany projekt się nie powiedzie bądź powstanie opóźnienie w jrgo realizacji. W zależności od potrzeb organizacji, komórka PMO pełni różnorodne funkcje, od zapewnienia administracyjnego wsparcia projektów, zarządzanie portfelem projektów aż po rozwijanie odpowiedniej komunikacji wewnątrz organizacji.

Dlaczego warto posiadać PMO?

Project Management Office powstaje w organizacji najczęściej wtedy, gdy firma zaczyna realizować w jednym czasie wiele projektów, które wymagają odpowiedniej oprawy organizacyjnej. Utworzenie PMO najczęściej ma miejsce w sytuacji zwiększonej liczby czasochłonnych zleceń, skalowania biznesu czy przy rozwoju nowych produktów i usług.

Zarządzanie zarządzaniu często jest nierówne

Każda osoba odpowiedzialna za projekt czy dany dział może mieć inne podejście do zarządzania projektami. Niektórzy działają za pomocą określonej metodyki, jak Agile czy Scrum, inni zaś prowadzą projekty bazując na doświadczeniu czy intuicyjnie. Okazuje się wówczas, że inne rozumienie zarządzania projektami może prowadzić do nieporozumień. Zatem, stworzenie PMO w organizacji ma na celu wprowadzenie porządku do niekiedy chaotycznych procesów, które często mogą prowadzić do opóźnień czy nieporozumień.Komórka PMO pomaga ujednolicić różne sposoby zarządzania, wprowadzając określone standardy i zasady zarządzania każdym projektem, niezależnie od działu.

Jakie role najczęściej pełni PMO?

  • Administracyjne
  • Wsparcie projektów
  • Zarządzanie zasobami ludzkimi w projektach
  • Kontrola przebiegu projektu
  • Zarządzanie portfelem projektów
  • Tworzenie metod i standardów
  • Rozwijanie komunikacji wewnątrz organizacji
  • Podtrzymywanie kompetencji projektowych
  • Zbieranie i wdrażanie „lessons learned”
  • Edukacja w zakresie prowadzenia projektów
  • Agile Coaching
  • Instytucjonalne i zasobowe wsparcie projektów strategicznych
  • Wsparcie zarządu w zakresie Project Management, wdrożenia metodyki Agile oraz Change Management

Project Management Office a Agile

Agile, czyli zwinne zarządzanie projektami, jest coraz powszechniejszą metodą zarządzania projektami, zaczerpniętą z procesów tworzenia oprogramowania. Stopniowo, firmy zaczęły z powodzeniem wykorzystywać metodykę agile do realizacji innych projektów niż informatyczne- korzystając ze skuteczności tego podejścia. Niezależnie od tego, czy PMO operuje w tradycyjny sposób, czy wdraża zarządzanie projektami metodyką agile, przy dużum zakresie projektów, warto rozważyć wdrożenie Project Management Office- nie tylko ze względu na sprawną realizację zadań i projektów, zmniejszenie kosztów i ryzyka opóźnien, ale także ze względu na pozytywny wpływ, jaki komórka PMO ma na każdy obszar działania biznesu.